Hoja de asistencia para ensayos: plantilla gratis y cómo usarla

La hoja de asistencia es la herramienta más sencilla para saber quién viene a los ensayos. Bien usada, muestra tendencias, ayuda al director a preparar el ensayo y acaba con las discusiones a final de temporada. Mal usada, se convierte en una lista de ausentes que nadie quiere ver.

Qué debe tener una buena hoja de asistencia

• Nombre y cuerda de cada músico, para ver la asistencia por cuerda;
• una columna por ensayo o actuación, con la fecha;
• códigos sencillos: P (presente), J (falta justificada), F (falta), R (retraso);
• un total por músico y un porcentaje por ensayo.

Puede descargar nuestra plantilla gratuita, lista para abrir en Excel, en Google Sheets o para imprimir.

Normas que evitan discusiones

1. Quién marca y quién confirma. Defina quién la rellena (secretario, jefe de cuerda) y quién valida (junta o director).
2. Plazo para justificar. Por ejemplo, hasta el ensayo siguiente. Después, queda como falta.
3. La falta justificada no penaliza. Enfermedad, estudios o trabajo no pueden contar como desinterés.
4. Cierre el mes. Al final de cada mes se revisa la hoja y no se modifica sin motivo.

Del papel al móvil

El papel funciona, pero se pierde, se moja y cuesta pasarlo al ordenador. En una app, el músico marca "estoy presente" en el propio ensayo (o lee un código QR), la junta valida con un toque y los porcentajes aparecen solos. Así funciona el control de asistencia de Tuttigest.

Cómo usar los números

Mire la asistencia por mes y por cuerda, no solo por persona. Si los clarinetes faltan todos los martes, quizá el problema sea el horario. Y celebre las metas colectivas: "este mes hemos tenido un 90% de asistencia" motiva más que cualquier lista.