Folha de presenças para ensaios: modelo grátis e como a usar

A folha de presenças é a ferramenta mais simples para saber quem vem aos ensaios. Bem usada, mostra tendências, ajuda o maestro a preparar o ensaio e acaba com as discussões no fim da época. Mal usada, transforma-se numa lista de faltosos que ninguém quer ver.

O que deve ter uma boa folha de presenças

• Nome e naipe de cada músico, para ver a assiduidade por naipe;
• uma coluna por ensaio ou atuação, com a data;
• códigos simples: P (presente), J (falta justificada), F (falta), A (atraso);
• um total por músico e uma percentagem por ensaio.

Pode descarregar o nosso modelo gratuito, pronto para abrir no Excel, no Google Sheets ou para imprimir.

Regras que evitam discussões

1. Quem marca e quem confirma. Defina quem preenche (secretário, chefe de naipe) e quem valida (direção ou maestro).
2. Prazo para justificar. Por exemplo, até ao ensaio seguinte. Depois disso, fica falta.
3. Falta justificada não penaliza. Doença, escola ou trabalho não podem contar como desinteresse.
4. Feche o mês. No fim de cada mês, a folha é revista e não se altera sem motivo.

Do papel para o telemóvel

O papel funciona, mas perde-se, molha-se e dá trabalho a passar para o computador. Numa app, o músico marca "estou presente" no próprio ensaio (ou lê um QR code), a direção valida com um toque e as percentagens aparecem sozinhas. É assim que funciona a marcação de presenças da Tuttigest.

Como usar os números

Olhe para a assiduidade por mês e por naipe, não só por pessoa. Se os clarinetes faltam todos às terças, talvez o problema seja o horário. E celebre as metas coletivas: "este mês tivemos 90% de presenças" motiva mais do que qualquer lista.